Gửi email là điều chúng ta làm hầu như hàng ngày, dù là email cá nhân hay email tiếp thị hoặc giao dịch từ doanh nghiệp. Dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận về dịch vụ relay SMTP và các khái niệm liên quan để giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề này.
- SMTP là gì?
- SMTP relay service là gì?
- SMTP relay hoạt động như thế nào?
- Những ưu điểm của SMTP relay
- SMTP relay được xác thực có nghĩa là gì?
- Thiết lập SMTP Relay cho Office 365
- Cấu hình SMTP relay cho Office 365
- Kiểm tra SMTP relay cho Office 365
- Những lợi ích của việc sử dụng SMTP relay là gì?
- So sánh Direct Send và SMTP Relay trong Office 365
- Kết luận: SMTP relay trong Office 365
- Câu hỏi thường gặp
SMTP là gì?
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức chuẩn để gửi email qua internet. Tóm lại, các giao thức email như SMTP, POP và IMAP giúp trao đổi thông tin dễ dàng. Nhiều dịch vụ email mà bạn sử dụng hàng ngày, bao gồm Yahoo và Gmail, đều sử dụng SMTP để gửi email. Nếu bạn muốn biết giao thức email nào có khả năng gửi email, bạn có thể đọc các bài viết liên quan khác của chúng tôi sau bài này.
SMTP relay service là gì?
Mặc dù SMTP là giao thức nổi tiếng được sử dụng để gửi email, nhưng đôi khi bạn có thể cần gửi email với số lượng lớn cho doanh nghiệp của mình. Trong những trường hợp này, bạn nên sử dụng dịch vụ SMTP relay, cho phép bạn gửi mà không có nguy c险i bị đánh dấu là spam cho tên miền hoặc máy chủ email nội bộ của bạn. Những lô email này có thể là giao dịch hoặc tiếp thị; dù bằng cách nào, SMTP relay có thể giúp bạn như một dịch vụ được quản lý đúng cách.
Khi nào chúng ta nên sử dụng SMTP Relay Service?
Dịch vụ SMTP relay là một trong những lựa chọn phù hợp để gửi email theo lô hoặc khi bạn muốn gửi email tự động với số lượng lớn. Bằng cách sử dụng bên thứ ba đáng tin cậy, bạn sẽ gửi email qua SMTP và đồng thời, bạn có thể đảm bảo rằng mình sẽ không gặp phải vấn đề gửi email hoặc thậm chí bị liệt kê là spam.
SMTP relay hoạt động như thế nào?
Dịch vụ SMTP relay hoạt động giống như nhận email trong hộp thư. Khi ai đó gửi một tin nhắn, nó sẽ được đặt trong một phong bì ảo và chuyển đến máy chủ SMTP. Sau đó, máy chủ SMTP sẽ xác nhận rằng người nhận và người gửi không ở trong cùng một tên miền. Do đó, dịch vụ relay gửi tin nhắn của người nhận đến máy chủ email đến và sẽ giữ email đó ở đó cho đến khi người dùng nhận được nó.
Những ưu điểm của SMTP relay
SMTP cho phép người dùng gửi email đến những người không ở trong tên miền của họ. Ngoài ra, các ứng dụng email như Gmail hoạt động với máy chủ SMTP để cung cấp cho người dùng một cách dễ dàng để gửi email. Nếu ứng dụng email không hỗ trợ người dùng trong lĩnh vực này, họ sẽ cần sử dụng các lệnh để gửi email, điều này có thể khá phức tạp đối với hầu hết người dùng.
Dịch vụ SMTP relay sẽ trang bị cho doanh nghiệp của bạn một tên miền bổ sung để bạn có thể gửi một lượng đáng kể email tiếp thị hoặc giao dịch mà không lo lắng về việc bị spam tên miền của bạn. Tên miền của bên thứ ba này là một ưu điểm lớn đối với các tổ chức; bởi vì nếu máy chủ email chính của họ bị liệt kê chặn, họ sẽ chủ yếu mất cơ hội được biết đến là một doanh nghiệp năng suất. Nói cách khác, SMTP relay hoạt động như một phương pháp nhằm tách biệt email thường xuyên với những email tiếp thị mà không làm nguy hiểm máy chủ email của bạn bị liệt kê chặn.
SMTP relay khác với SMTP như thế nào?
Chúng tôi đã xem qua định nghĩa của cả giao thức SMTP và relay SMTP. Câu hỏi là, chúng khác nhau như thế nào? Tóm lại, khi so sánh hai cái này, rõ ràng là SMTP relay cho phép gửi email với ít hạn chế hơn; đặc biệt, đây là lựa chọn phù hợp cho phần lớn email tiếp thị kinh doanh. Không giống như SMTP, việc sử dụng SMTP relay không bị hạn chế ở email gửi đi; thay vào đó, đây là lựa chọn phù hợp để xử lý máy chủ SMTP.
SMTP relay được xác thực có nghĩa là gì?
Như tên gợi ý, authenticated SMTP relay là khi bạn phải xác minh thông tin xác thực của người gửi trước khi relay email. Toàn bộ quá trình này có thể giúp cải thiện bảo mật của việc truyền email. Không chỉ authenticated SMTP relay giúp bảo vệ máy chủ khỏi các email không mong muốn, mà nó còn cung cấp cho bạn một cách tốt hơn để xử lý các email nhận được từ những người khác.
Chúng tôi đã thảo luận về cách sử dụng tên miền của bên thứ ba với dịch vụ SMTP relay để gửi email tốt hơn so với gửi email từ tên miền kinh doanh. Phần tiếp theo sẽ nói về việc sử dụng SMTP Relay trong Office 365 và cách cấu hình nó.
Thiết lập SMTP Relay cho Office 365
- Từ Exchange Admin Center, tìm Mainflow rồi tìm Các đầu nối. Ở đây chúng ta sẽ thêm một connector mới. Bạn nên lưu ý rằng tại thời điểm này, bạn cần kiểm tra Máy chủ email của tổ chức bạn từ danh sách.
- Tiếp theo, bạn cần đặt tên cho connector mới. Vui lòng không thay đổi bất kỳ cài đặt mặc định nào khi cấu hình SMTP relay cho Office 365.
- Office 365 phải xác thực email SMTP Relay từ máy chủ email của bạn. Bạn có hai cách: xác thực bằng tên chủ đề hoặc xác minh địa chỉ IP công khai. Lưu ý rằng dùng địa chỉ IP công khai phổ biến hơn. Nếu bạn muốn truy cập nhiều văn phòng, bạn có thể dùng nhiều địa chỉ IP cho connector.
- Bây giờ bạn cần tìm Bản ghi trao đổi thư cho Office 365, sẽ được dùng làm địa chỉ máy chủ SMTP trên thiết bị của bạn. Để làm điều này, hãy làm theo đường dẫn: Microsoft 365 Admin Center > Setting > Domain > DNS records, rồi mở MX Record để sao chép giá trị cần thiết.
- Mở cổng 25 từ tường lửa để kích hoạt SMTP relay trong Office 365 bằng cách thêm nó vào Địa chỉ IP Exchange Online.
- Bạn phải thêm IP công khai vào SPF record của domain.
Sau khi hoàn thành các bước trước, hãy cấu hình SMTP relay Office 365.
Cấu hình SMTP relay cho Office 365
- Giống như trước đó, hãy vào Thêm một Connector section từ Exchange Admin Center
- Sau khi nhập tên connector, hãy kiểm tra bật nó lên tùy chọn
- Như đã đề cập, bây giờ bạn có thể dùng địa chỉ IP công khai để xác thực
- Kiểm tra lại chi tiết quy trình rồi tạo connector.
Connector bạn vừa tạo phải hiển thị trong danh sách connector. Chúng tôi đã chèn thành công connector SMTP relay vào Office 365 của bạn. Giờ bạn có thể dùng nó để gửi email qua Office 365.
Kiểm tra SMTP relay cho Office 365
Sử dụng tệp kịch bản PowerShell có tên Send-EmailOffice365.ps1, bạn có thể kiểm tra SMTP relay cho Office 365. Bạn có thể chạy kịch bản bằng cách thực thi PowerShell với tư cách quản trị viên. Tuy nhiên, trước tiên bạn phải thay đổi một số trường của nó, bao gồm To, Từ, và smtpServer.
Những lợi ích của việc sử dụng SMTP relay là gì?
Cơ sở hạ tầng email SMTP, nội dung thư và lịch sử của người gửi đều ảnh hưởng đến việc gửi email thành công. Các công ty tận dụng dịch vụ SMTP relay để gửi email một cách an toàn mà không rủi ro đến domain hoặc máy chủ thư của họ. Ở đây chúng tôi sẽ thảo luận sâu hơn về lợi thế của SMTP relay Office.
SMTP relay cải thiện độ tin cậy
ISP kiểm tra lịch sử IP address và domain để xác định xem email của bạn có nên gửi đến inbox của người nhận hay đưa vào mục spam. Sử dụng dịch vụ SMTP relay đưa công ty bạn vào danh sách những người gửi tin cậy, đồng thời giúp bảo vệ lịch sử IP của bạn thông qua các công cụ khác nhau.
Cho phép doanh nghiệp gửi email với số lượng lớn
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ internet hạn chế việc gửi email để ngăn chặn những người gửi thư rác. Các dịch vụ này dành cho thư cá nhân, không phải để gửi email tiếp thị. Nói cách khác, những hạn chế thư này chỉ làm hẹp hơn khả năng quảng bá, tương tác và hỗ trợ khách hàng của doanh nghiệp. Dịch vụ SMTP relay Office cho phép bạn gửi bao nhiêu email tùy ý.
Cung cấp thông tin chi tiết dữ liệu
Hầu hết khách hàng cho rằng trước khi chuyển sang dịch vụ SMTP relay, họ không thể hiểu rõ về việc gửi thư. Dịch vụ SMTP relay thu thập thông tin như email đã gửi, email bị trả lại, chi tiết về spam và lỗi, giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình.
Nó cung cấp giao diện thân thiện với người dùng
Dịch vụ SMTP relay cung cấp giao diện người dùng sạch sẽ và chuyên nghiệp, giúp bạn nhanh chóng tìm và tìm hiểu thêm về thông tin email trong công ty. Hơn nữa, khi nói đến thông tin email, nó có thể giảm các hoạt động qua lại.
Cũng đọc: Máy chủ thư Linux tốt nhất (Miễn phí + Mã nguồn mở)
So sánh Direct Send và SMTP Relay trong Office 365
Bây giờ bạn đã quen với cấu hình SMTP Relay cho Office 365, sẽ tốt nếu bạn biết sự khác biệt giữa SMTP Relay và Direct Send. Mặc dù cả hai đều dùng MX endpoint làm địa chỉ máy chủ SMTP, nhưng chúng có trường hợp sử dụng khác nhau.
Direct Send trong Office 365 chỉ được dùng để gửi thư đến các hộp thư nội bộ của bạn. Điều này có nghĩa là bạn không thể quét tài liệu và gửi nó trực tiếp từ máy quét đến địa chỉ email bên ngoài. Bạn phải quét nó đến hộp thư của bạn, rồi trong Outlook chuyển tiếp nó cho liên hệ bên ngoài. Ngoài tất cả điều này, ưu điểm của Direct Send là bạn cũng có thể dùng nó cho các ứng dụng của bên thứ ba, và nó không yêu cầu địa chỉ IP tĩnh để xác thực.
Kết luận: SMTP relay trong Office 365
Điều chính từ trải nghiệm cho thấy SMTP relay làm cuộc sống của chúng ta đơn giản hơn nhiều. Dù bạn dùng nó cho doanh nghiệp hay làm người tiếp thị kỹ thuật số tại một công ty lớn, nó vẫn cung cấp cho bạn nhiều lợi ích. Hướng dẫn này đã mô tả cách cấu hình SMTP relay cho Office 365 theo từng bước. Ngoài dịch vụ email hữu ích này, bạn cũng có thể tận dụng các gói hosting khác nhau của chúng tôi nhằm đạt được tiềm năng tốt nhất. Tại Cloudzy, chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ bổ ích như Máy chủ RDP, Linux VPS, Windows VPSvà thậm chí Ngoại hối VPS, mà bạn có thể tận dụng cho nhu cầu cá nhân và công ty của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Office 365 có cho phép SMTP relay không?
SMTP relay cho phép Microsoft 365 hoặc Office 365 chuyển tiếp email thay bạn bằng một connector; connector này được cấu hình với địa chỉ IP công khai hoặc chứng chỉ TLS của bạn.
Những lợi ích của việc sử dụng SMTP relay là gì?
Dịch vụ SMTP relay cho phép doanh nghiệp gửi nhiều email mà không bị giới hạn, đồng thời tránh bị chặn hoặc đánh dấu là spam.
SMTP relay Connector là gì?
SMTP relay Office 365 sử dụng một connector để xác thực xác thực email được gửi từ thiết bị hoặc ứng dụng của bạn. Kỹ thuật xác thực này cho phép Microsoft 365 hoặc Office 365 chuyển tiếp những tin nhắn đó tới hộp thư của bạn và người nhận bên ngoài.
Làm cách nào để cấu hình SMTP relay cho Office 365?
Dưới đây là các bước cần thiết để thiết lập SMTP Relay cho Office 365:
- Mở Exchange Admin Center
- Tạo một Connector mới
- Đặt tên cho Connector
- Cấu hình xác thực
- Kiểm tra và tạo Connector
