SMTP Relay für Office 365 konfigurieren | Ausführliche Anleitung

E-Mails versenden gehört für die meisten von uns zum Alltag – ob privat, als Marketing-Kampagne oder als transaktionale Nachricht eines Unternehmens. Im Folgenden erklären wir den SMTP-Relay-Dienst und die damit verbundenen Konzepte, damit Sie das Thema besser verstehen.

Was ist SMTP?

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Standardprotokoll zum Versenden von E-Mails über das Internet. Protokolle wie SMTP, POP und IMAP ermöglichen den einfachen Austausch von Informationen. Viele E-Mail-Dienste, die Sie täglich nutzen, darunter Yahoo und Gmail, verwenden SMTP zum Versenden von Nachrichten. Wenn Sie wissen möchten, welches E-Mail-Protokoll zum Versenden von E-Mails geeignet ist, finden Sie dazu weitere Artikel auf unserer Website.

Was ist ein SMTP-Relay-Dienst?

Obwohl SMTP das gängige Protokoll zum Versenden von E-Mails ist, müssen Unternehmen gelegentlich große Mengen an E-Mails verschicken. In solchen Fällen empfiehlt sich der SMTP-Relay-Dienst: Er ermöglicht den Massenversand, ohne dass Ihre Domain oder Ihr interner Mailserver als Spam eingestuft wird. Ob transaktionale oder Marketing-E-Mails - SMTP-Relay lässt sich als professionell verwalteter Dienst für beides einsetzen.

Wann sollte man den SMTP Relay Service nutzen?

Der SMTP-Relay-Dienst ist eine gute Wahl, wenn Sie E-Mails in großen Mengen oder automatisiert versenden möchten. Über einen vertrauenswürdigen Drittanbieter werden Ihre E-Mails per SMTP zugestellt, ohne dass Sie Probleme mit der Zustellbarkeit oder einer Spam-Einstufung riskieren.

Wie funktioniert SMTP-Relay?

Der SMTP-Relay-Dienst funktioniert ähnlich wie der Empfang von E-Mails in einem Postfach. Wird eine Nachricht versendet, wird sie in einen virtuellen Umschlag gepackt und an den SMTP-Server übermittelt. Der SMTP-Server stellt dann fest, dass Absender und Empfänger nicht zur selben Domain gehören. Daraufhin leitet der Relay-Dienst die Nachricht an den eingehenden Mailserver des Empfängers weiter, wo sie gespeichert bleibt, bis der Nutzer sie abruft.

Vorteile von SMTP-Relay

SMTP ermöglicht es Nutzern, E-Mails an Personen außerhalb ihrer eigenen Domain zu senden. E-Mail-Clients wie Gmail arbeiten dabei mit dem SMTP-Server zusammen, um den Versand zu vereinfachen. Ohne diese Unterstützung müssten Nutzer E-Mails manuell per Befehlszeile versenden, was für die meisten deutlich zu komplex wäre.

Der SMTP-Relay-Dienst stattet Ihr Unternehmen mit einer zusätzlichen Domain aus, über die Sie Marketing- oder transaktionale E-Mails in großem Umfang versenden können, ohne Ihre Hauptdomain zu gefährden. Das ist ein entscheidender Vorteil: Wird der primäre Mailserver auf eine Blockliste gesetzt, schadet das dem Ruf des Unternehmens erheblich. SMTP-Relay trennt reguläre E-Mails von Marketing-E-Mails und schützt so Ihren Mailserver vor einer Blocklisting.

Was unterscheidet SMTP-Relay von SMTP?

Wir haben sowohl das SMTP-Protokoll als auch SMTP-Relay erläutert. Was ist der Unterschied? Kurz gesagt: SMTP-Relay bietet weniger Einschränkungen beim E-Mail-Versand und eignet sich besonders für den Massenversand von Marketing-E-Mails. Anders als das reine SMTP-Protokoll, das auf ausgehende E-Mails beschränkt ist, ist SMTP-Relay die richtige Wahl für die Verwaltung des gesamten SMTP-Servers.

Was bedeutet authentifiziertes SMTP-Relay?

Beim authentifizierten SMTP-Relay werden die Zugangsdaten des Absenders vor dem Weiterleiten der E-Mails überprüft. Dieser Prozess erhöht die Sicherheit der E-Mail-Übertragung. Authentifiziertes SMTP-Relay schützt den Server nicht nur vor unerwünschten E-Mails, sondern bietet auch eine bessere Kontrolle über eingehende Nachrichten.

Wir haben erläutert, warum der Versand über eine Drittanbieter-Domain mit dem SMTP-Relay-Dienst vorteilhafter ist als der Versand über die eigene Unternehmensdomain. Im folgenden Abschnitt geht es um die Nutzung von SMTP-Relay in Office 365 und deren Konfiguration.

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SMTP-Relay für Office 365 einrichten

1. Suchen Sie im Exchange Admin Center nach Mainflow und dann nach Verbindungselemente. Hier fügen wir einen neuen Connector hinzu. Beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle die Option E-Mail-Server Ihrer Organisation aus der Liste auswählen müssen.
2. Wählen Sie nun einen Namen für Ihren neuen Connector. Ändern Sie beim Konfigurieren des SMTP-Relay für Office 365 an dieser Stelle keine Standardeinstellungen.
3. Office 365 muss SMTP-Relay-E-Mails von Ihrem Mailserver authentifizieren. Dafür stehen zwei Methoden zur Verfügung: die Zertifikatsverifizierung per Subject Name und die Verifizierung über eine öffentliche IP-Adresse. Die Verifizierung per öffentlicher IP-Adresse wird häufiger eingesetzt. Wenn Sie auf mehrere Standorte zugreifen möchten, können Sie für den Connector mehrere IP-Adressen hinterlegen.
4. Sie müssen nun den Mail-Austausch-Datensatz für Office 365 ermitteln, der als SMTP-Serveradresse auf Ihrem Gerät verwendet wird. Folgen Sie dazu diesem Pfad: Microsoft 365 Admin Center > Einstellungen > Domänen > DNS-Einträge, und öffnen Sie dann den MX-Eintrag, um den benötigten Wert zu kopieren.
5. Öffnen Sie Port 25 in der Firewall, um das SMTP-Relay in Office 365 zu aktivieren, indem Sie es zu den Exchange Online IP-Adressen.
6. Sie müssen die öffentliche IP-Adresse zum SPF-Eintrag der Domain hinzufügen.

Nachdem Sie die vorherigen Schritte abgeschlossen haben, konfigurieren wir jetzt das SMTP-Relay für Office 3650.

SMTP-Relay für Office 365 konfigurieren

1. Wie zuvor, gehen Sie zu Connector hinzufügen Bereich im Exchange Admin Center
2. Nachdem Sie den Namen des Connectors eingegeben haben, aktivieren Sie die einschalten Option
3. Wie bereits erwähnt, können Sie jetzt die öffentliche IP-Adresse zur Authentifizierung verwenden.
4. Prüfen Sie die Details und erstellen Sie dann den Connector.

Der neu erstellte Connector muss in der Connector-Liste erscheinen. Das SMTP-Relay wurde erfolgreich in Ihrem Office 365 eingerichtet. Sie können ihn jetzt verwenden, um E-Mails über Office 365 zu versenden.

SMTP-Relay für Office 365 testen

Mit dem PowerShell-Skript Send-EmailOffice365.ps1 können Sie das SMTP-Relay für Office 365 testen. Führen Sie das Skript aus, indem Sie PowerShell als Administrator starten. Bevor Sie das tun, müssen Sie jedoch einige Felder anpassen, darunter To, Öffnen Sie, und smtpServer.

Was sind die Vorteile von SMTP-Relay?

Die SMTP-E-Mail-Infrastruktur, der Inhalt der Nachricht und die Reputation des Absenders wirken sich alle auf die Zustellbarkeit von E-Mails aus. Unternehmen nutzen den SMTP-Relay-Dienst, um ihre E-Mails zuverlässig zustellen zu lassen, ohne ihre Domain oder ihre Mailserver zu gefährden. Im Folgenden gehen wir genauer auf die Vorteile des SMTP-Relay für Office ein.

SMTP-Relay erhöht die Zuverlässigkeit

ISPs prüfen die Reputation von IP-Adressen und Domains, um zu entscheiden, ob E-Mails im Posteingang oder im Spam-Ordner landen. Durch die Nutzung eines SMTP-Relay-Dienstes werden Sie als vertrauenswürdiger Absender eingestuft, und verschiedene Tools helfen Ihnen, die Reputation Ihrer IP-Adresse sauber zu halten.

Ermöglicht den Versand großer E-Mail-Mengen

Viele Internetanbieter beschränken den E-Mail-Versand, um Spam zu verhindern. Solche Dienste sind für den privaten E-Mail-Verkehr gedacht, nicht für geschäftliche Aufgaben wie Marketing-Kampagnen. Kurz gesagt: Diese Versandlimits behindern Werbemaßnahmen, Kundenbindung und Support. Der SMTP-Relay-Office-Dienst ermöglicht Ihnen, so viele E-Mails zu versenden, wie Sie benötigen.

Dateneinblicke bereitstellen

Viele Kunden berichten, dass sie vor dem Wechsel zum SMTP-Relay-Dienst keinen klaren Überblick über die E-Mail-Zustellung hatten. Der SMTP-Relay-Dienst erfasst Daten wie gesendete E-Mails, Bounces, Spam-Details und Fehler und gibt Ihnen so ein vollständiges Bild der aktuellen Lage.

 Benutzerfreundliche Oberflächen

Der SMTP-Relay-Dienst bietet eine übersichtliche Benutzeroberfläche, mit der Sie E-Mail-Informationen in Ihrem Unternehmen schnell finden und auswerten können. Außerdem reduziert er den Aufwand beim Nachverfolgen von E-Mail-Vorgängen erheblich.

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Vergleich: Direct Send vs. SMTP-Relay in Office 365

Nachdem Sie nun wissen, wie Sie das SMTP-Relay für Office 365 konfigurieren, lohnt es sich, den Unterschied zwischen SMTP-Relay und Direct Send zu kennen. Beide verwenden zwar den MX-Endpunkt als SMTP-Serveradresse, unterscheiden sich jedoch in ihrem Einsatzbereich.

Direct Send in Office 365 ist ausschließlich für die Zustellung an interne Postfächer vorgesehen. Das bedeutet: Sie können ein gescanntes Dokument nicht direkt vom Scanner an eine externe E-Mail-Adresse senden. Sie müssen es zunächst in Ihr eigenes Postfach scannen und es dann in Outlook an den externen Empfänger weiterleiten. Ein Vorteil von Direct Send ist jedoch, dass es auch für Drittanbieteranwendungen genutzt werden kann und keine statische IP-Adresse zur Authentifizierung benötigt.

Fazit: SMTP-Relay in Office 365

Die Erfahrungen zeigen deutlich: Das SMTP-Relay vereinfacht den E-Mail-Betrieb erheblich, egal ob Sie es für Ihr eigenes Unternehmen oder als digitaler Marketer in einem größeren Betrieb einsetzen. Diese Anleitung hat die Einrichtung eines SMTP-Relay für Office 365 Schritt für Schritt beschrieben. Neben diesem nützlichen E-Mail-Dienst können Sie auch unsere verschiedenen Hosting-Pläne nutzen, um Ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Bei Cloudzy bieten wir zahlreiche nützliche Dienste an, wie zum Beispiel RDP-Server, Linux VPS, Windows VPSund sogar Forex VPS, die Sie sowohl privat als auch für Ihr Unternehmen nutzen können.

Häufig gestellte Fragen

Erlaubt Office 365 SMTP-Relay?

SMTP-Relay ermöglicht es Microsoft 365 oder Office 365, E-Mails in Ihrem Namen über einen Connector weiterzuleiten. Dieser Connector wird mit Ihrer öffentlichen IP-Adresse oder einem TLS-Zertifikat konfiguriert.

Was sind die Vorteile von SMTP-Relay?

SMTP-Relay-Dienste ermöglichen es Unternehmen, E-Mails ohne Mengenbeschränkungen zu versenden und dabei zu verhindern, auf Blocklisten zu landen oder als Spam eingestuft zu werden.

Was ist ein SMTP-Relay-Connector?

SMTP-Relay für Office 365 verwendet einen Connector, um authentifizieren die von Ihrem Gerät oder Ihrer Anwendung gesendeten E-Mails zu authentifizieren. Durch diese Authentifizierungsmethode kann Microsoft 365 oder Office 365 die Nachrichten an Ihre eigenen Postfächer und externe Empfänger weiterleiten.

Wie konfiguriere ich SMTP-Relay für Office 365?

Hier sind die erforderlichen Schritte zur Einrichtung des SMTP-Relay für Office 365:

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center
2. Neuen Connector erstellen
3. Gib dem Connector einen Namen
4. Authentifizierung konfigurieren
5. Connector überprüfen und erstellen