การตั้งค่า SMTP Relay สำหรับ Office 365 | คู่มือเชิงลึก

การส่งอีเมลเป็นสิ่งที่เราทำกันแทบทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นอีเมลส่วนตัว อีเมลการตลาด หรืออีเมลธุรกรรมที่ส่งโดยองค์กร บทความนี้จะอธิบาย SMTP relay service และแนวคิดที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้คุณเข้าใจหัวข้อนี้อย่างถ่องแท้

SMTP คืออะไร

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) คือโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับส่งอีเมลผ่านอินเทอร์เน็ต โดยสรุป โปรโตคอลอีเมลอย่าง SMTP, POP และ IMAP ช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น บริการอีเมลที่คุณใช้ทุกวัน ไม่ว่าจะเป็น Yahoo หรือ Gmail ล้วนใช้ SMTP ในการส่งอีเมล หากต้องการทราบว่า โปรโตคอลอีเมลใดที่รองรับการส่งอีเมลได้สามารถอ่านบทความที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ของเราได้หลังจากนี้

SMTP relay service คืออะไร?

แม้ว่า SMTP จะเป็นโปรโตคอลหลักที่ใช้ส่งอีเมล แต่บางครั้งธุรกิจอาจต้องส่งอีเมลในปริมาณสูง ในกรณีนี้ควรใช้ SMTP relay service ซึ่งช่วยให้ส่งอีเมลได้โดยไม่เสี่ยงต่อการที่โดเมนหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในจะถูกระบุว่าเป็นสแปม อีเมลเหล่านี้อาจเป็นได้ทั้งอีเมลธุรกรรมและอีเมลการตลาด ซึ่ง SMTP relay สามารถจัดการได้ทั้งสองรูปแบบในฐานะบริการที่บริหารจัดการอย่างเหมาะสม

ควรใช้ SMTP Relay Service เมื่อไหร่?

SMTP relay service เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการส่งอีเมลเป็นชุดหรือการส่งอีเมลอัตโนมัติในปริมาณมาก การใช้บุคคลที่สามที่น่าเชื่อถือช่วยให้คุณส่งอีเมลผ่าน SMTP ได้อย่างมั่นใจ โดยไม่ต้องกังวลเรื่องปัญหาการส่งอีเมลหรือการถูกจัดให้อยู่ในรายชื่อสแปม

SMTP relay ทำงานอย่างไร?

บริการ relay ของ SMTP ทำงานคล้ายกับการรับอีเมลในกล่องจดหมาย เมื่อมีคนส่งข้อความ ระบบจะบรรจุข้อความนั้นลงในซองจดหมายเสมือน แล้วส่งต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์ SMTP จากนั้นเซิร์ฟเวอร์ SMTP จะตรวจสอบและพบว่าผู้รับกับผู้ส่งอยู่คนละโดเมน บริการ relay จึงส่งข้อความต่อไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าของผู้รับ และเก็บอีเมลนั้นไว้จนกว่าผู้ใช้จะเปิดอ่าน

ข้อดีของ SMTP relay

SMTP ช่วยให้ผู้ใช้ส่งอีเมลไปยังผู้รับที่อยู่นอกโดเมนของตนได้ นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งอีเมลอย่าง Gmail ยังทำงานร่วมกับเซิร์ฟเวอร์ SMTP เพื่อให้ผู้ใช้ส่งอีเมลได้อย่างสะดวก หากไม่มีการรองรับในส่วนนี้ ผู้ใช้จะต้องพิมพ์คำสั่งเพื่อส่งอีเมลแทน ซึ่งค่อนข้างซับซ้อนสำหรับผู้ใช้ทั่วไป

บริการ relay ของ SMTP จะเพิ่มโดเมนสำรองให้กับธุรกิจของคุณ ทำให้ส่งอีเมลการตลาดหรืออีเมลธุรกรรมจำนวนมากได้โดยไม่ต้องกังวลว่าโดเมนหลักจะถูกขึ้นบัญชีดำ ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบสำคัญสำหรับองค์กร เพราะหากเซิร์ฟเวอร์อีเมลหลักถูกบล็อก ก็จะส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือของธุรกิจโดยตรง กล่าวโดยสรุป SMTP relay ทำหน้าที่แยกอีเมลทั่วไปออกจากอีเมลการตลาด โดยไม่ทำให้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณเสี่ยงต่อการถูกบล็อก

SMTP relay ต่างจาก SMTP อย่างไร?

เราได้อธิบายความหมายของทั้ง SMTP protocol และ SMTP relay ไปแล้ว คำถามคือทั้งสองต่างกันอย่างไร? โดยสรุป SMTP relay มีข้อจำกัดน้อยกว่าในการส่งอีเมล และเหมาะสำหรับการส่งอีเมลการตลาดปริมาณมากเป็นพิเศษ ต่างจาก SMTP ตรงที่การใช้งาน SMTP relay ไม่จำกัดเฉพาะอีเมลขาออก แต่ยังเหมาะสำหรับการจัดการเซิร์ฟเวอร์ SMTP ด้วย

SMTP relay แบบยืนยันตัวตนคืออะไร?

ตามชื่อที่บ่งบอก authenticated SMTP relay คือกระบวนการที่ต้องยืนยันข้อมูลประจำตัวของผู้ส่งก่อนจึงจะ relay อีเมลได้ กระบวนการนี้ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการรับส่งอีเมล นอกจากจะป้องกันเซิร์ฟเวอร์จากอีเมลที่ไม่ต้องการแล้ว ยังช่วยให้จัดการอีเมลที่ได้รับจากผู้อื่นได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

เราได้พูดถึงข้อดีของการใช้โดเมนสำรองร่วมกับบริการ SMTP relay สำหรับการส่งอีเมลแทนการส่งจากโดเมนธุรกิจโดยตรงไปแล้ว ในส่วนถัดไปจะอธิบายการใช้งาน SMTP Relay บน Office 365 และวิธีการตั้งค่า

อ่านเพิ่มเติม: Antivirus สำหรับ Linux Mail Server ที่ดีที่สุดประจำปี 2022 

ตั้งค่า SMTP Relay สำหรับ Office 365

1. จาก Exchange Admin Center ให้ค้นหา Mainflow แล้วหา ตัวเชื่อมต่อ. ในขั้นตอนนี้เราจะเพิ่ม connector ใหม่ โปรดตรวจสอบว่าได้เลือก เซิร์ฟเวอร์อีเมลขององค์กรของคุณ จากรายการ.
2. จากนั้นตั้งชื่อให้กับ connector ใหม่ของคุณ อย่าแก้ไขการตั้งค่าเริ่มต้นใดๆ ในขั้นตอนนี้ของการตั้งค่า SMTP relay สำหรับ Office 365
3. Office 365 ต้องยืนยันตัวตนของอีเมลจาก SMTP Relay ของเซิร์ฟเวอร์อีเมลคุณ ซึ่งทำได้ 2 วิธี ได้แก่ การยืนยันด้วย subject name certificate และการยืนยันด้วย public IP address โดยวิธี public IP address เป็นวิธีที่นิยมใช้มากกว่า หากต้องการรองรับหลายสำนักงาน สามารถระบุ IP address หลายรายการสำหรับ connector ได้
4. ตอนนี้ให้ค้นหา บันทึก Mail Exchange สำหรับ Office 365 เพื่อใช้เป็น SMTP Server Address บนอุปกรณ์ของคุณ โดยไปตามเส้นทางนี้: Microsoft 365 Admin Center > Setting > Domain > DNS records แล้วเปิด MX Record เพื่อคัดลอกค่าที่ต้องการ
5. เปิด port 25 จาก firewall เพื่อเปิดใช้งาน SMTP relay บน Office 365 โดยเพิ่มไปที่ ที่อยู่ IP ของ Exchange Online.
6. คุณต้องเพิ่ม public IP ลงใน SPF record ของโดเมน

หลังจากทำตามขั้นตอนก่อนหน้าแล้ว ให้ตั้งค่า SMTP relay สำหรับ Office 3650

การกำหนดค่า SMTP relay สำหรับ Office 365

1. เช่นเดิม ไปที่ เพิ่มตัวเชื่อมต่อ ส่วน section จาก Exchange Admin Center
2. หลังจากกรอกชื่อ connector แล้ว ให้เลือก เปิดมัน ตัวเลือก
3. ตามที่กล่าวไปแล้ว ขณะนี้คุณสามารถใช้ public IP address สำหรับการยืนยันตัวตนได้
4. ตรวจสอบรายละเอียดของกระบวนการทั้งหมด แล้วสร้าง connector

คอนเน็กเตอร์ที่คุณสร้างจะต้องปรากฏในรายการคอนเน็กเตอร์ ตอนนี้เราได้เพิ่ม SMTP relay connector ใน Office 365 ของคุณเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถใช้งานเพื่อส่งอีเมลผ่าน Office 365 ได้ทันที

การทดสอบ SMTP relay สำหรับ Office 365

คุณสามารถทดสอบ SMTP relay สำหรับ Office 365 ได้ด้วย PowerShell script ชื่อ Send-EmailOffice365.ps1 โดยรัน PowerShell ในฐานะผู้ดูแลระบบ ก่อนรันสคริปต์ คุณต้องแก้ไขค่าบางอย่างก่อน ได้แก่ To, จาก และ smtpServer.

การใช้ SMTP relay มีประโยชน์อะไรบ้าง?

โครงสร้างพื้นฐานอีเมล เนื้อหาของเมล และประวัติของผู้ส่งล้วนมีผลต่อความสำเร็จในการส่งอีเมล ธุรกิจหลายแห่งใช้บริการ SMTP relay เพื่อให้อีเมลถึงปลายทางได้จริง โดยไม่ต้องเสี่ยงกับโดเมนหรือเมลเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง บทความนี้จะพาไปดูข้อดีของ SMTP relay office ให้ละเอียดยิ่งขึ้น

SMTP relay ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือในการส่งอีเมล

ISP ตรวจสอบประวัติของ IP address และโดเมนเพื่อตัดสินใจว่าอีเมลของคุณควรถูกส่งเข้ากล่องขาเข้าของผู้รับ หรือถูกจัดให้เป็นสแปม การใช้บริการ SMTP relay ช่วยให้ธุรกิจของคุณอยู่ในกลุ่มผู้ส่งที่น่าเชื่อถือ พร้อมปกป้องประวัติ IP ของคุณด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย

รองรับการส่งอีเมลปริมาณมากสำหรับองค์กร

ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหลายรายจำกัดการส่งอีเมลเพื่อป้องกันสแปม บริการเหล่านี้ออกแบบมาสำหรับอีเมลส่วนตัว ไม่ใช่งานอย่างการส่งอีเมลการตลาด ข้อจำกัดแบบนี้ทำให้การโปรโมตธุรกิจ การสร้าง engagement และการดูแลลูกค้าทำได้ยากขึ้น บริการ SMTP relay office ให้คุณส่งอีเมลได้มากเท่าที่ต้องการ โดยไม่มีข้อจำกัด

วิเคราะห์และนำเสนอข้อมูลเชิงลึก

ลูกค้าส่วนใหญ่บอกว่าก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้บริการ SMTP relay พวกเขาไม่มีทางรู้ว่าอีเมลถูกส่งถึงปลายทางจริงหรือเปล่า บริการ SMTP relay รวบรวมข้อมูลอย่างเช่น อีเมลที่ส่งสำเร็จ อีเมลที่ตีกลับ รายละเอียดสแปม และข้อผิดพลาดต่างๆ ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นได้ชัดเจนขึ้น

 ใช้งานง่ายด้วยอินเทอร์เฟซที่ออกแบบมาอย่างเหมาะสม

บริการ SMTP relay มาพร้อม UI ที่เรียบง่ายและใช้งานได้สะดวก ช่วยให้คุณค้นหาและดูข้อมูลอีเมลในองค์กรได้รวดเร็ว และยังลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องวนซ้ำเกี่ยวกับข้อมูลอีเมลได้อีกด้วย

อ่านเพิ่มเติมด้วย: Linux Mail Server ที่ดีที่สุด (ฟรี + โอเพนซอร์ส)

เปรียบเทียบ Direct Send กับ SMTP Relay ใน Office 365

เมื่อคุณรู้วิธีตั้งค่า SMTP Relay สำหรับ Office 365 แล้ว ก็ควรทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่าง SMTP Relay และ Direct Send ด้วย แม้ทั้งสองจะใช้ MX endpoint เป็นที่อยู่ SMTP server เหมือนกัน แต่การใช้งานของแต่ละแบบต่างกัน

Direct Send ใน Office 365 ส่งอีเมลได้เฉพาะกล่องจดหมายภายในองค์กรเท่านั้น นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถสแกนเอกสารแล้วส่งตรงจากเครื่องสแกนไปยังอีเมลภายนอกได้ คุณต้องสแกนไปยังกล่องจดหมายของคุณก่อน แล้วจึง forward ต่อไปยังผู้ติดต่อภายนอกผ่าน Outlook ข้อดีของ Direct Send คือรองรับแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม และไม่ต้องใช้ IP address แบบ static สำหรับการยืนยันตัวตน

สรุป: SMTP relay ใน Office 365

สิ่งที่ได้เรียนรู้จากประสบการณ์จริงคือ SMTP relay ทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าคุณจะใช้เพื่อธุรกิจของตัวเองหรือทำงานเป็น digital marketer ในบริษัทขนาดใหญ่ บทความนี้ได้อธิบายวิธีตั้งค่า SMTP relay สำหรับ Office 365 ทีละขั้นตอน นอกจากบริการอีเมลที่มีประโยชน์นี้แล้ว คุณยังสามารถเลือกใช้แพลนโฮสติ้งต่างๆ ของเราเพื่อต่อยอดศักยภาพได้อีกด้วย ที่ Cloudzy เรามีบริการที่เป็นประโยชน์มากมาย เช่น เซิร์ฟเวอร์ RDP, Linux VPS, Windows VPSและแม้กระทั่ง Forex VPSซึ่งคุณสามารถเลือกใช้ได้ทั้งสำหรับการใช้งานส่วนตัวและสำหรับองค์กรของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

Office 365 รองรับ SMTP relay หรือไม่?

SMTP relay ให้ Microsoft 365 หรือ Office 365 ส่งอีเมลแทนคุณผ่านคอนเน็กเตอร์ ซึ่งคอนเน็กเตอร์นี้จะถูกตั้งค่าด้วย IP address สาธารณะหรือใบรับรอง TLS ของคุณ

การใช้ SMTP relay มีประโยชน์อะไรบ้าง?

บริการ SMTP relay ช่วยให้ธุรกิจส่งอีเมลได้ไม่จำกัด โดยไม่ต้องกังวลว่าจะถูกบล็อกหรือถูกระบุว่าเป็นสแปม

SMTP relay Connector คืออะไร?

SMTP relay Office 365 ใช้คอนเน็กเตอร์เพื่อ ตรวจสอบสิทธิ์ ยืนยันตัวตนของเมลที่ส่งจากอุปกรณ์หรือแอปพลิเคชันของคุณ วิธีนี้ช่วยให้ Microsoft 365 หรือ Office 365 ส่งต่อข้อความเหล่านั้นไปยังกล่องจดหมายของคุณเองและผู้รับภายนอกได้

จะกำหนดค่า SMTP relay สำหรับ Office 365 ได้อย่างไร?

ขั้นตอนการตั้งค่า SMTP Relay สำหรับ Office 365 มีดังนี้

1. เปิด Exchange Admin Center
2. สร้างคอนเน็กเตอร์ใหม่
3. ตั้งชื่อให้คอนเน็กเตอร์
4. กำหนดค่าการยืนยันตัวตน
5. ตรวจสอบและสร้างคอนเน็กเตอร์